在企業經營管理中，報表是決策者掌握業務狀況、調整策略與提升績效的重要工具。然而，不同層級的主管所需關注的報表類別、格式與重點各不相同。高層需要宏觀的整體經營數據，中階主管則需掌握部門績效，而基層主管則關注營運細節，各階層主管肩負的任務不同，所需要的報表也不盡相同，透過合適的報表，不僅能夠提升管理效能，更能驅動企業持續成長。
主管需要具備報表解析能力，因為數據是企業決策的關鍵依據。透過報表，主管能快速掌握業務現況，評估績效表現，發現問題並預測市場趨勢，進而做出精準決策。有效的數據分析能幫助企業優化資源配置、提升營運效率並降低風險。相反地，若缺乏報表解析能力，主管可能無法正確解讀數據，導致決策錯誤，進而影響企業發展與競爭力。因此，管理者不僅要看懂數據，還需具備解讀與應用數據的能力，才能將資訊轉化為具體行動方案，確保企業在動態市場環境中保持競爭優勢。
製作報表的5項重要原則
這點很重要，不論你是製作報表的人或是閱讀報表的人，希望你一定要閱讀下列報表製作時的要點，依照原則去規畫你的報表，不要誤踩雷區了!
(1)圖>表>文:
不論什麼樣的報表，能讓人一看到就能快速理解到重點的才是好報表。使用趨勢圖、條狀圖、圓餅圖等視覺化圖表能使主管快速理解重點，使用表格能夠重點有條理地說明該事項，千萬不要在報告中使用密密麻麻的文字來說明事情，因此以圖表為優先、表格次之、文字居後，這才是製作報告的重點原則。
(2)數據收集後要有自己的洞察分析(Insight):
不知道你有沒有遇過，會議上，報告主管只是將彙整之後的數據提出來，然後就不講話，報告就結束了，沒有任何的說明，還要現場主管停下來自己去看數據、去分析比較結果!如果這狀況發生在主管級通常會被歐爸電到爆，都已經做到主管級，如果連最基本的報表分析解讀能力都沒有，自己對於數據呈現結果也沒有任何洞察解讀，那很抱歉，這位真的就不適合做主管了!
(3)關鍵數據要特別強調:
報告中的關鍵數據一定要特別強調，因為主管時間有限，不會細看所有內容。如果重點數據不明顯，可能被忽略，影響決策。用粗體、顏色標示或圖表強調重點，能讓主管快速掌握重要資訊，做出正確判斷。數據只是工具，重點是讓人看懂、用上，才能真正發揮價值。如果報告裡關鍵數據埋沒在一堆資訊裡，主管找不到重點，就失去報告的意義，甚至影響公司決策，帶來不必要的風險!
(4)報告版面簡潔清楚就好:
高階主管的時間有限，需要快速掌握關鍵資訊。清晰的排版能讓數據重點一目了然，不需要用多酷炫的過場動畫或是圖片圖案，真正好的報告一定都是簡潔清楚有重點。
(5)確保數據的正確性:
確保數據正確性很重要，因為錯誤數據會導致決策失誤，影響業績和資源分配。準確的數據能幫助主管做出正確判斷，降低風險，確保企業運營順利，避免不必要的損失和錯誤決策。
不同層級主管應該關注的報表類別
以下針對高階主管（CEO、總經理）、中階主管（部門經理、區域經理）與基層主管（店長、班組長）需要使用的報表類別、格式、目的及具體內容做一說明。
1.高階主管層級(CEO、總經理、副總)
| 報表名稱 | 格式 | 目的 | 內文範例 |
| 營運管理績效報告 | 圖表與數據表格 | 檢視企業整體營運狀況與財務表現 | 營收成長率、毛利率、淨利率、ROE、ROA |
| 財務報表 | 財務報表(資產負債表、損益表、現金流量表、股東權益表) | 掌握公司財務健康狀況與資金流向 | 營業收入、成本、淨利、負債比率、現金流狀況 |
| 營運策略計畫 | 圖表、分析報告 | 瞭解市場趨勢、競爭動態與外部環境變化 | 產業市場分析、競業分析、市場佔有率、消費者行為分析 |
| KPI報表 | 指標數據表、趨勢圖 | 監控企業關鍵績效指標，確保策略目標達成 | 依據各部門設定的指標不同 |
| 重大專案進度報告 | 專案管理表、甘特圖 | 追蹤企業重要專案進度與風險 | 產品開發進度、策略合作案執行情況 |
2.部門主管層級(部門經理、區域經理)
| 報表名稱 | 格式 | 目的 | 內文範例 |
| 部門營運分析報表 | 數據表、趨勢圖 | 以彙整、分析的各項數據來監控銷售績效與異常狀況 | 業績達成、行銷活動、客訴案件、產品銷售分析、轉化率、客單價、銷售人員排行 |
| 營運損益與預算分析報告 | 標準財務表格 | 確保部門運營成本符合預算 | 比較每月人事成本、行銷費用、各項設備維護支出 |
| 客戶滿意度報告 | 問卷分析 | 評估客戶滿意度並制定改善計劃 | 客戶滿意度、客訴數量、客戶流失率… |
| 員工績效報告 | 數據圖表、績效指標分析 | 追蹤團隊成員績效，確保目標達成 | 銷售人員業績、考核評分、出勤狀況 |
3.基層主管層級(區督導、店長、組長)
| 報表名稱 | 格式 | 目的 | 內文範例 |
| 每日營運報告 | 簡易數據表格 | 監控當日營運狀況與銷售績效 | 當日營業額、客流量、平均客單價 |
| 員工排班與出勤報表 | 排班表、出勤紀錄 | 確保人力資源分配合理 | 出勤率、加班時數、人員流動率 |
| 產品庫存報告 | 簡單表單與趨勢分析 | 確保商品充足且避免缺貨，管理進銷存貨 | 熱銷商品、庫存數量、安全存量、迴轉率 |
| 顧客回饋報告 | 客戶意見統計表 | 改善服務品質與客戶體驗 | 客戶投訴、顧客滿意度評分、常見問題分析 |
不同層級的主管應該關注不同類別的報表，以確保決策基於準確數據並符合企業目標。高層需掌握全局，中階主管聚焦部門績效，基層主管則關注日常營運細節。透過適當運用報表，企業能更有效地提升營運效率與競爭力。希望本篇文章能幫助管理者選擇合適的報表，進一步優化管理決策。
如果您在這個議題上也有其他不錯的方法或見解，也歡迎來信留言和歐爸交流討論，謝謝!