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無論你是在寫一篇文章，或是正在規劃一項專案，在正式開始執行之前，對於該項作業提早有正確的認知與紮實的觀念可說是一件重要的工作，這可以讓流程編制者精確且有效率地完成流程規劃外，也能夠降低試錯的次數，節省日後額外要耗費的時間與人力來修改錯誤的地方，可以說是一項重要的前置準備作業。
在正式開始撰寫SOP文章前，歐爸特別加寫了本篇文章，目的希望各位讀者朋友在正式撰寫作業流程前，先建立大家的正確認知及觀念，以及實務上經常會遇到的問題與重點，我們事先了解這些須知事項，能夠確保作業執行的品質和效率，也能夠讓您少走很多彎路，這些重點的總結與歸納都是經過許多的錯誤累積所梳理出來的實務心得，希望本篇文章能夠提供您在實務作業上參考意義與經驗價值。
下列歐爸整理了10點撰寫SOP前必須了解的事項，建立正確的觀念是很重要的一件事，如果你是沒有相關實務經驗或剛接觸這任務的朋友，建議先把這篇讀完，對大家日後作業上會有很大幫助~
1.完整SOP需具備3大部分:
- 這一點是經常遇到最普遍的認知誤區，也是最重要的一點，認為SOP就是流程圖而已，沒有其他的文件了；其實一份完整的SOP不是光只有作業流程圖而已，另外還需要流程說明文件，用來說明每一個步驟的作業細項，以及提出作業流程會用到的文件表單，因此，一份完整的SOP標準作業流程必須要有:(1)作業流程圖(2)流程說明文件(3)流程相關表單等3部分資料才算是完整的資料。
2.選擇適合的作業軟體使用:
- 能夠用來製作sop的軟體很多，常見的office軟體就有excel、Powerpoint、visio等工具，網路上免費好用的軟體也有gitmind, cacoo, draw.io, google繪圖, thinkcompose等免費軟體選擇，最常見的excel也是很棒的軟體，但比較適用在數據分析及計算上，不太適合創建複雜的流程圖，如果您沒有特別想法、預算充足或對於最終成果有高度要求的話，visio是一個專為圖形繪製所設計出來的軟體，建議使用visio做為您畫流程圖的軟體將會順手專業許多。
3.規劃適合的版面格式:
- 撰寫SOP沒有一個標準制式的版面架構，會依據每家企業各自需求不盡相同，歐爸待過的幾間大型企業各自的版面格式也都不一樣，常見用來表現標準作業流程的版面多以泳道圖、棋盤圖為最常見，閱讀起來簡潔易懂。
4.文件涵蓋資訊要完整:
- 撰寫流程圖的格式中會有幾個內容資訊讓閱讀者更有效率的了解作業的內容，常見的資訊會有:文件標題、文件編號、目的、流程範疇、部門、撰寫人員、維護人員、流程稽核點、使用表單名稱…等資訊顯示在一張圖中，因此，內容的資訊精要完整才是流程撰寫者要注意的重要地方。
5.要有一致性的編製與閱讀邏輯:
- 流程圖製作的順序與書籍閱讀的習慣有著相同邏輯，編製或閱讀時皆依照由上到下，從左到右的方式進行。
6.圖表的線條不交疊，大小需一致，長度要適中:
- 許多的流程會有很多步驟需要說明解釋，這時候會有許多的方框來表示步驟的順序，遇到這種情況，在各個步驟的排列順序以及線條的連接上，需要注意是否有線條交疊的情況發生，最常發生在執行上個步驟後接下來會發生”是”或”否”的情形下，如果因為版面或排序太擠所造成線條交疊的情形，請立即調整避免造成閱讀者的困擾與誤解，另外，每個流程圖使用符號的大小要相同一致，以及連接每個步驟的線條長度不要過長或過短，這些都是經常發生的錯誤，需要特別注意。
7.確保都有開始及結束符號:
- 每一個作業流程都必須要有流程開始以及結束SOP的符號圖示，才能讓閱讀者明確理解該作業的起始與結束步驟；另外提醒的是，一個作業流程如果一張流程圖放不下時，記得要使用連接符號(請參考第8點)來延續連接至下一頁流程圖。
8.標示流程中的稽核控制點:
- SOP（標準作業程序）中的稽核點指的是在執行特定工作或程序時需要檢查、確認或記錄的關鍵步驟或元素。這些稽核點通常用於確保工作或程序的正確性、合規性和品質，以及風險監控和評估其執行。稽核點的具體內容會根據特定SOP的性質和目的而有所不同。
9.經常使用到SOP的時機點:
- 對於企業的產品或服務需要一致性的標準或品質呈現時，都會需要SOP制定協助，常見的使用時機包含:員工教育訓練、制定內部作業流程、組織異動或個人職務調動、新進人員接手職務…等等，都是常使用到SOP的時機點。
10.了解每個符號所代表的意義:
- SOP是使用特定的符號、標誌來表示每個步驟對應的處理方式，了解這些符號的意義有助於確保工作人員對同一件作業流程應處理的方式有著共同一致的了解，將有減少誤解、提高效率、提醒安全、降低培訓成本與溝通時間的效率優點。
- 常用的作業流程符號如下，請必須熟記!
